​收货人的代表破坏会面(代表收货人英文)

收货人的代表破坏会面(代表收货人英文)

近日，在一场备受关注的会议中，收货人的代表意外地破坏了会面的气氛，引发了一系列争议。本次会议是为了商讨解决两个国家之间的贸易纠纷而召开的，双方代表原本期望通过友好的合作达成共识。然而，收货人的代表却在会议进行的过程中表现出了极度的不合作，其态度和行为无疑给本就紧张的谈判添加了新的困难。这一出人意料的举动令各界震惊，同时也引发了人们对于收货人代表真实意图的猜测。大家都不禁想知道，是什么原因导致了这一失态的表现？双方还能否达成和解，解决目前的纷争？事态的发展令人拭目以待。

来源|流沙言职

01.

你是这样的邮件回复者吗？

昨天，几个许久未见的朋友聚在一起聊天。聊着聊着免不了就开始吐槽工作，吐槽领导，气氛火热之至。

一个妹子忽然开口了：我觉得我领导挺好的，有才华，有决断，而且他有一件事我特别佩服，就是你发给她的邮件必能在1小时内得到回复。即使没有回复，她也会告知回复的大致时间，感觉这个领导特别靠谱......"

听完后，朋友们有说这个领导牛的，有表示怀疑的。

而我的感觉是：每封邮件都回，且都在一小时内回复，这真的是优秀的习惯吗？

职场中，我们很多人会对邮件有这样一种迷信：对邮件的及时响应，是一种非常专业的表现。

但在我看来，这样的习惯恰恰显得不够专业，因为背后可能是操之过急的心态、快速释放工作日程的敷衍，并且原本就不算完整的时间被必回的邮件切割得更加支离破碎。

所以，今天我们就来聊聊合理安排邮件回复这件事。

02.

回复邮件的三大误区

邮件是我们日常办公再普通不过的工具，普通到我们对使用邮件的行为有一种理所当然的自信。事实上，我们多数人在回复邮件上都有误区。

我记得曾经有过关于“靠谱”的一篇文章特别火热，并且给靠谱下了定义：凡事有交代，件件有着落，事事有回音，一时间被大家奉为至理名言，我想我们对于使用邮件的执念和此有诸多类似。

有交代，有着落，有回音，所以我们在电子邮件的处理上常常陷入这三个误区：每一封都响应，且是快速响应，且三番五次地响应。

1.每一封都要响应，肉眼可见地浪费时间

我们工作中常见的邮件大致有这么几类：

1）通知类

2）定期的汇报类，如日报、周报、月报

3）文件传送类

4）申请类

5）工作安排/汇报类

6）问题探讨类

我想，前三种我们应该可以达成共识，基本是不用回复的。

而对于申请类，是领导对于下属的意见批复，必须给与回复，这也无可厚非。

关键的争议点在于，对于工作安排、问题探讨这样的邮件我们是否要每一封都响应。

我一个朋友是互联网公司的CTO，他的邮箱里一天能接收200封邮件，我们抛去那些诸如通知这样的邮件，需要回复的邮件大约占到2/3，为140封。

假设就以最理想状态，每回复一封用一分钟，这样大约用在回复邮件的时间是2小时20分钟。已经占到了工作时间的将近1/3。

即便我们普通人一天没有这么多邮件要处理，花去1小时处理邮件却很稀松平常。

可是我们真的每一封邮件非回不可吗？

领导在邮件中群发任务安排，让周知，你真的需要回一句“好的，收到”？

同事在邮件中语焉不详地说想和你探讨关于XX技术问题，没有任何主题、时间、地点安排，你也要回复？

隔壁部门同事给你发了一大堆资料，也没有说什么意图，只是“供参考”，你也要回复？

很多时候，我们收到的邮件要么信息过载，要么关键信息缺失，我们常常耐着性子一遍又一遍地做减法或加法，只为回复一封自己看起来觉得有水准的邮件，但往往会花费我们大量的时间。

不加甄别，每一封都回复就是在浪费时间。

2.第一时间快速响应，无法深度思考。

1）无法深度思考的第一层含义在于你被不断干扰，无法静下心来做深度工作。

处理邮件本就是工作的一部分，我们可以说服自己接受。

但是问题在于这些邮件不是整齐划一地出现在你的面前，而是像一个个“小精灵”一样偶然地、不定期地飞入你的邮箱。

你刚沉下心来写昨天未完成的报告，忽然一个邮件提醒飘过来，你不得不打开邮箱，看看是谁发了什么样的内容。如果事件紧急，你不得不暂停手中的工作，强行切换到邮件中所述事情上。

如果时间不够紧急，你可以暂时搁置，继续你的工作。但是脑海中时不时地被邮件当中所说的事情打扰，无法全身心的投入。

你想着，要是能尽快回复了就好了，这样对于你而言等于释放了压力。最终你回复了邮件，感觉瞬间轻松了，好像完成了一件工作。继续思考你的报告该如何写。

遗憾的是，五分钟后，那封邮件的回复又来了，因为对方也秉持快速回复的理念，在你的邮件基础上又做了一番陈述和探讨。

你不得不再次从刚进入的思考中抽离，进行新一轮的邮件回复。关于邮件往来的循环就开始了。

这样的后果是什么？

你不断地专注，不断地被打扰，不断地第一时间回复，不断地被回复，然后自己的时间变得支离破碎，所谓的全身心工作分崩离析，要写的报告也还在原地打转。因为你没有一整块完整的时间来完成你需要的深度思考。

这种状态特别像老鼠陷阱理论：

老鼠在轮子上跑步，老鼠跑得越快，轮子转得也就越快。

第一时间快速响应所有邮件的你就像轮子上的老鼠，拼命地奔跑，想要快速结束，可是发现无穷无尽，结束不了。

2）无法深度思考的第二层含义是，你发邮件之前，可能并没有深思熟过。

你可能是用这种看似高频、快速的动作来将你堆积如山、混乱不堪的需要处理的问题的压力释放出去。

由于“快速回复”的压力逼迫，你不得不让自己以最快的时间来思考，并用尽可能完整但又简洁的语言描述你的思考给发件人。

但是质量和效率往往不能并存。快速思考的结果常常以“想当然”“觉得”的面貌出现，你的邮件里可能更多的是你的主观感受，而并非经过思考+论证得出的结论。

一番言论想要经得起推敲一定要有详实的论据，严密的论证过程，而这些都需要时间，并非三五分钟的短暂思考就可以达到。

想想《奇葩说》辩论场上的辩手们，前面的常规陈述和后面的自由辩论显著不同。常规陈述一定是有所准备，反复演练，用强力有的论据支撑自己的论点；而后面的自由辩论更多地在于临场发挥，快速反应和思考。

现在我们深思熟虑发出的邮件就像是准备充分的常规陈述，而靠本能反应的第一时间响应的邮件回复像不假思索地自由辩论，虽然有可能精彩，但也有可能混乱。

我们的工作不是自由辩论，还是稳重地、有理有据地输出自己的观点为好。

3.一项议题高频响应，警惕情绪化

如果说你克服了每封必回的冲动，打消了凡事第一时间响应的执念，那么还需要检查一下，你是否有针对一项议题高频响应的邮件习惯。

想象这样一个场景：

两个部门在邮件当中探讨一个问题，最终演变为“吵架”。

你推我，我推你，往来邮件盖了十几层楼，以至于当这样的邮件转给第三个人看时，光看往来邮件就需要花费大量的时间，还需要运用主观能动性抽丝剥茧找出有用的信息，最后发现，有用的信息凤毛麟角。

这样在邮件当中高频次的你来我往，越到后面就越容易演变成情绪的宣泄，而不是就事论事。

最终邮件的结论离题万里，“吵架”的双方似乎早忘了这封邮件的主题是什么，而眼睛只盯着不断出现的“Re""Re"......,被情绪左右了思考。

就和我们说话70%都是废话一样，这种情况下邮件当中70%的内容也都属于无效内容，还要迫使看邮件的第三人花费大量时间找寻有用信息，浪费自己和他人的时间。

所以，当发现一封有明确主题的邮件往来三个来回还是没有有效结论，那要警惕是否陷入了“盖楼”风险。

停下来，审视一下自己是否有些情绪化，避免让高频地响应变成宣泄情绪的出口。

03.合理处理邮件——偶尔失联

我们和工具的关系：用好了能提高效率，可是用不好，工具就宛若鸡肋。

如何高效地使用电子邮件，让工具真正发挥它的作用，这里我提供两点建议：

1.流程导向法

这个 *** 自于《深度工作》一书的作者卡尔.纽波特。

流程导向法要求你在回复邮件之前问自己两个问题：

这封邮件当中的信息指向哪件事情？成功完成这件事最有效的流程是什么（就产生的信息数量而言）？

当你可以自己回答此问题，回复邮件的速度就会慢下来。因为你要花时间把整个流程写下来。指出当前所在流程的哪个环节，接下来会进入哪一步。

为了帮助你理解，我们举例加以说明。

一封来自不在同一办公职场同事的邮件：

上次讨论的关于xx问题，我有两点意见，我认为我们有必要再深入交流一下。期待你的回复（只保留了主体部分）。

流程导向回复就可以这样：

我部分同意你的想法，下面是我的建议.....

可否把你关于此事的讨论的详细资料发给我？届时，我会建立一个关于该项目的共享文件。整合你的材料及我自己的思考，形成文档，加到文件里。

预计接下来的三周内我们要做这几项工作......我建议我们安排一次 *** 会议，时间定在下周，我在下面表格里列出了我方便的日期和时间。你回复邮件时，直接标明你合适的时间即可。如果时间都不合适，我们 *** 沟通，再做约定。希望我们可以深入探讨。

运用流程导向法回复邮件时，需要先确定“中心事件”，比如上述中心事件就是针对某个项目的管理进程；

然后花1-2分钟思考从当前状态发展到期待的结果，信息量最少的流程；

最后就是按照这个最短流程写一封回复，叙述此流程并描述当前的状况。

流程导向法一方面减少了收件箱中邮件的数量，这样也就减轻了花在反复回复邮件上的时间和精力。

另一方面，流程导向能迅速让当前的“中心事件”闭合。

当你开始处理邮件当中的某事，这件事就会潜伏在你的大脑中，将占用你的注意力。

通过拟定全套的流程，在任务表和日历表中加入了对方的角色，让对方也忙起来，可减少思维杂乱，让你的大脑有更多时间进行深度思考。

短期来讲，流程导向法需要花费一点时间，但是从长远看，能大大节约你的脑力和时间，让你事半功倍。

你需要做的就是抑制住马上回复邮件的冲动，花两三分钟思考一下整个事件的流程而已。

2.有选择地回复

在我接触的一些高效能人士当中，尤其有一些领导，我发现他们对于邮件的使用常常是不予回复。

这一方面当然由于大人物工作繁忙，日程紧张，还有一个更重要的原因是：

他们认为使用电邮时，使收件人相信值得一读并给与回复是发件人的责任。如果你的邮件毫无说服力并且不能降低别人回复邮件需要的时间，那么你的邮件就不值得回复。

邮件，我们要有选择的回复。

看这样一封邮件：

领导好，我想有机会过来拜访您，讨论一下项目甲？您有空吗？

回复这封邮件，需要做大量工作。“您有空吗？太含混，无法马上回答。另外，信息当中也没有试图说明关于问题是否值得领导花费时间探讨。

那么，针对这些问题，我们将这封邮件改进一下，就可以变成：

领导好，我正在做XX项目，发现当中有些情况和项目甲正在遭遇的困难类似。

请问我可以在下午2点-3点之间去您办公室吗？届时可以向您详细介绍具体情况，并探讨这个发现对解决项目假的问题有没有借鉴意义？期待您的回复。

这样一来，清楚地说明了这一次会面有价值，也减少了收件人回复邮件需要的精力。

上述两封邮件是否值得回复，显而易见。

我们如何来甄别那些不值得回复的邮件呢？这里有三条原则：

1）信息含混不清、语焉不详，没有明确的目的，很难给与合理回复；

2）与你的工作相关性很低；

3）如果你回复了，不会有好结果；如果你不回复，也不会有坏结果。

当然，上述三点有一个极大的例外是，如果此人是你的老板，不管内容多么含混不清，叙述多么混乱，你都要回复。

除此之外，面对庞杂混乱的电子邮件时，对照这三条准则，能帮助你决定是否轻易地点下“回复”键。

以上这两个改善你处理邮件的方式，刚开始使用可能会感觉非常不舒服，甚至痛苦，但是假以时日，你就能发现它们带给你的裨益。

正如作家蒂姆菲利斯所说：

培养允许坏的小事发生的习惯。否则，你将永远发现不了改变命运的大事。

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